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解读《归档文件整理规则》目录整理的要求与方法

发布日期:2018-11-19 来源:来源:本站  | 点击:31次

《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)中“编目”是指编制归档文件目录。编目是归档文件整理工作的重要内容之一,也是其他各种编目工作的起点和基础,为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供了基本条件。

总体要求

1.能够准确反映分类和排列方法

归档文件目录编制以系统化工作为前提,以反映全宗内归档文件的体系结构和排序为目的,因而,目录编制应按照分类、排列的结果进行,编制完成的目录应该能够准确反映分类体系和排列方法。

2.按照档号顺序编制

《规则》规定,归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。

3.逐件编制

按照《规则》规定,编目应以件为单位进行,在归档文件目录中一件只体现为一条目录。如来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内容,以方便文件检索。

4.体现为纸质目录和电子目录两种形式

在信息化条件下,归档文件目录不仅仅体现为纸质目录,同时也体现为电子目录,既方便手工查阅、档案交接,又方便计算机检索。

5.数据规范

《规则》推荐由系统生成或使用电子表格编制目录。使用电子表格或者文字处理软件进行归档文件目录编制的,项目内容应直接输入完成,不加入空格、软回车或硬回车,以免影响数据完整性,给数据检索带来麻烦。

目录项目和着录要求

1.归档文件目录项目

归档文件目录包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目,其中序号、档号、责任者、题名、日期、页数为必填项,文号和密级为条件必填项,备注为选填项。

2.着录要求

(1)序号。序号即归档文件顺序号。每册归档文件目录的序号用阿拉伯数字从“1”开始逐条着录。

(2)档号。档号着录要求参见《归档文件整理规则》档号编制的原则与要求(之三)。

(3)文号。文号即发文的字号,一般由发文机关代字、年度、发文顺序号组成。没有文号的归档文件,此栏目空置,不得着录诸如“会议文件之一”等文件顺序号或“情况反映”等刊物名称。文号中的年度用六角括号“〔〕”括入,不使用方括号“[]”或实心方头括号“【】”。

(4)责任者。责任者是指制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。着录责任者项时一般应使用全称或通用简称,不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明的简称。较为特殊的责任者,着录方法如下:

一是联合发文时责任者过多时可适当省略,但应注意 :立档单位是责任者的必须着录,以体现“以我为主”的归档原则;文号所代表的机关必须着录。

二是个人责任者着录时应在姓名后着录职务、职称或其它职责,并加“( )”号。文件所署个人责任者有多种职务时,只着录与形成文件相应的职务。少数民族个人责任者称谓应依照该民族的署名习惯着录。外国责任者,姓名前应着录各历史时期易于识别的国名简称,其后着录统一的中文姓氏译名,必要时着录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“( )”。如:(美 )爱因斯坦 (A.Einstein)。

三是机关内部文件等“白头文件”常会出现未署责任者的情况,着录时应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证并着录。

四是会议记录的责任者应着录本单位(或有关组织)全称或通用简称。如 ××局局长办公会议记录,其责任者应着录为“××局”,中共××局党组会议记录,其责任者应着录为“中共 ××局党组”。

五是多人的介绍信(存根)、多份剪报组成一件时,责任者应着录本机关全称或通用简称。

(5)题名。题名即文件标题。完整的题名一般由责任者、事由、文种 3个部分组成,一般以照实着录为原则,较为特殊情况的题名,着录方法如下:

一是如果存在没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索等情况的,应按照“责任者 +事由 +文种”结构全部或部分自拟标题。自拟内容应外加方括号“[ ]”,以与原标题内容相区隔。

二是文件同时存在正题名、副题名的应照实着录。如“强化目标管理,推动机关档案工作发展——××同志在机关档案工作会议上的讲话”。对于同时存在正题名、并列题名的,填写时应一并着录。

三是来文与复文作为一件时,除照实着录复文标题外,还应增加“及请示”、“及函”字样。如“××局关于档案室建设规模的批复 [及请示]”。

四是文件的题名不能完全反映附件内容,应该在正件标题后着录附件标题。比如“关于进一步加强我市精神文明建设的决定[附件:市民公约 ]”。有多个附件的,附件之间用“;”隔开。

五是附件单独作为一件的,应在附件标题前抄录正文标题,并注明“附件”字样。如“[关于进一步加强我市精神文明建设的决定 ]附件:市民公约”。

六是定稿、历次修改稿分别作为一件时,除着录文件标题外,还应注明稿件性质。如“××局十三五档案事业发展规划 [定稿]”。

七是多次会议记录组成一件时,题名格式为:“责任者 +起止时间 +会议记录名称”。如:“[××局二〇一四年一至四月局长办公会议记录]”。

(6)日期。文件的日期即文件的形成时间(落款时间),多份文件作为一件的,以第一份文件的日期为准。具体填写日期项时应以 8位阿拉伯数字标注年、月、日,月、日不足两位的在左侧补零。如 2014年1月 17日,标注为“20140117”。未注明日期的文件,编目时应根据文件内容加以考证并填写,确实无法考证的,其日期可以以归档年度为文件年度,月、日用零补足,比如20140000。

(7)密级。密级应依据文件实际标注,按照《档案着录规则》(DA/T 18-1999)要求填写汉语拼音代码或汉字代码,如“机密”或“JM”。文件明确标注保密期限的,应同时填写保密期限,如“机密1年”或“JM1年”。对已升、降、解密的文件,应填写新的密级。归档文件没有密级的,此项目空置。

(8)页数。页数项填写一件文件的总页数。计算页数时以文件中有图文(指与文件内容相关的文字、图画等)的页面为一页,空白页不计。大张的文件或图表折叠后,仍按未折叠前有图文的页面数计算页数。

(9)备注。备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况,包括开放等级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。对备注项目的填写应严加控制,如果有些条目需说明的情况较多,备注栏难以填写时,可在备注栏中加注“*”号,将具体内容填入备考表中。

目录格式

1.归档文件目录样式及示例

《规则》规定,“归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面,页面宜横向设置。归档文件目录除保存电子版本外,还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录,应编制封面。 ”《规则》规定归档文件目录的一般样式,包括目录表头、目录表格形式、各项目在目录中的位置等(如图1)。各地区、各部门在执行时,可以根据实际需要对表格各项目的行高、列宽适当调整。

一般来说,同一立档单位的归档文件目录格式应保持一致,不能随意更改,以保持美观并便于使用。手工填写归档文件目录项目时,应使用符合档案保护要求的字迹材料,如碳素墨水、耐久性好的签字笔等,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。

2.归档文件目录封面

装订成册的归档文件目录应编制封面,便于传递、携带和阅读。归档文件目录封面应和归档文件目录同样,采用 A4型纸,页面宜横向设置(如图2)。

归档文件目录封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题),其中全宗名称即立档单位名称,填写时应使用全称或规范化简称。分类方案选择年度、保管期限和机构(问题)复合分类法的单位,机构(问题)项属于必选项;分类方案选择年度、保管期限复合分类法的单位,归档文件目录封面可以不设置机构(问题)项。

3.装订成册

归档文件目录可以按年装订成册,也可每年区分保管期限装订成册。但应按照分类方案,为每一类的归档文件目录单独附加归档文件目录封面。归档文件目录封面宜采用与归档文件目录不同颜色的纸张打印,同时起到归档文件目录隔页纸的作用。

机关档案部门应视需要编制数份归档文件目录,分别在文书(业务)部门和档案部门留存,以更好地满足平时查阅使用的需要。进馆时随档案移交的归档文件目录格式及份数,应符合档案馆接收标准的要求。归档文件目录一般建议在库房档案柜架相应位置放置装订成册的目录即可,不要求在档案盒内放置目录。不过,各地区、各部门存在其他规定或做法的,也可以遵照原有规定或延续习惯做法。


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